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9 claves para un proceso de Onboarding efectivo

proceso onboarding

El proceso de onboarding (también conocido como proceso de introducción de personal) es uno de los aspectos clave para fidelizar el talento en una empresa. Es por ello que muchas organizaciones han puesto en el punto de mira la calidad de estos procesos.

Lejos quedaron los tiempos en los que un trabajador/a era presentado discretamente y puesto inmediatamente a trabajar. Esto es debido a que las estadísticas han mostrado que los primeros 6 meses de trabajo son la clave para que un individuo considere su puesto de trabajo valioso.

Además también se ha demostrado que un proceso de onboarding exitoso aumenta la productividad del nuevo personal en hasta un 70%.

A razón de esto el onboarding no debe ser mirado como un proceso sin valor, sino como una verdadera inversión.

Sin embargo, se siguen cometiendo innumerables errores cada vez que se presenta un nuevo trabajador a sus compañeros, jefes y el espacio con el que trabajará.

Es por esto que a continuación te mostramos las 9 claves para que este proceso de bienvenida resulte exitoso para tu empresa y para el/la recién llegado/a.

Proceso de Onboarding

Medios de distribución

Para comenzar, es importante que comuniques exactamente lo que el nuevo empleado debe llevar al trabajo. Desde la indumentaria (si se requiere de un traje de trabajo especial), hasta la hora precisa, el lugar en el que debe encontrarse y con quién se citará.

Selecciona un Host

Siguiendo con el último apunte: “con quién se citará”. Es común que se cite a un nuevo trabajador con alguien del equipo de recursos humanos para presentarle la empresa y su filosofía. 

Sin embargo, lo ideal es que pueda charlar directamente con alguien de su propio departamento. Esto no solo ayudará a que su círculo social se amplíe, sino que también favorecerá un aprendizaje más rápido de su entorno laboral inmediato.

Reunión con su superior

Una vez ha sido presentado, de manera informal, a alguno de sus compañeros, es el momento de reunirse con su superior directo.

Existen 2 puntos clave de este paso:

  • El primero es que se le de la importancia que merece su incorporación.
  • Y el segundo hace referencia a los objetivos del equipo, sus responsabilidades y expectativas laborales.

Gracias a esto un trabajador nuevo consigue una referencia, en caso de inconvenientes, y además comprende su rol y su importancia dentro de la organización.

Equipo informático

Puede parecer absurdo. Pero no hay nada peor que comenzar en un nuevo trabajo en el que tu equipo no funcione correctamente. Se trata de pequeños detalles como la clave del Wi-Fi, un problema con la licencia de word o directamente problemas con el mismo dispositivo.

A razón de esto, asegúrate de que todos los dispositivos funcionan correctamente y no precisan ninguna modificación temprana para que la nueva incorporación pueda llevar a cabo las tareas sin distracciones adicionales.

Hacer conocedor del espacio de trabajo

Este es, en nuestra opinión, uno de los puntos vitales para potenciar la productividad de un nuevo empleado desde el minuto 1.

Se trata de, simplemente, hacer conocedor al nuevo compañero de donde se ubican ciertos espacios, materiales o herramientas.

Es decir, dónde puede encontrar el baño, cuáles son las extensiones de cada departamento en la empresa, como pueden reservar salas, como funcionan las máquinas expendedoras, donde encontrar papel como la fotocopiadora, como funciona la fotocopiadora, etc.

Como puedes ver son pequeños detalles que a ojos de alguien que lleva tiempo en la empresa, son minucias. Sin embargo, una nueva incorporación se verá, casi siempre, saturada por la cantidad de información en sus primeros días. Es por ello que quitarle el peso de pequeñas cuestiones cotidianas hará que, inevitablemente, su productividad aumente.

Reunión con el CEO

No tiene por que ser el primer día. Sin embargo, no se puede permitir que ,en una organización, los empleados no conozcan al director ejecutivo.

Se trata de un movimiento para dar valor, una vez más, a su incorporación. Además implicarás al CEO en el proceso de onboarding.

No es necesario que se trate de una reunión formal. Pueden ser unas pocas palabras e intercambio de ideas y un apretón de manos.

Lo justo y necesario para que el nuevo empleado sepa de su valor y, también, conozca a quién debe dirigirse en caso de necesidad.

Roadmap

Realiza un roadmap (o hoja de ruta) para tus nuevas incorporaciones. Gracias a esto te asegurarás de que todos los nuevos empleados pasan por todas las etapas necesarias durante el proceso de onboarding.

De esta forma, estructurada, podrás valorar fácilmente las áreas de mejora y las partes del proceso que deben ser cambiadas. Pero esto obtiene incluso más relevancia en un par de puntos.

Hazlo partícipe de las decisiones

En numerosas ocasiones se tiende a alejar a las nuevas incorporaciones de la toma de decisiones e incluso se les rechaza en los procesos de brainstorming.

Sin embargo, en un proceso de onboarding exitoso debes tratar de hacer partícipe de la toma de decisiones y, sobretodo, en las lluvias de ideas. Esto se debe a que su experiencia y visión en su puesto de trabajo será distinta a la de los demás compañeros. A razón de esto, con normalidad te encontrarás con recién incorporados con ideas que jamás hubiera pensado el equipo. Además esto se traduce a la toma de decisiones ya que se habrá encontrado en situaciones distintas y podrá ofrecer puntos de vista innovadores o conservadores.

Solicita y revisa el feedback

Por último debes pedir feedback de tu proceso de onboarding con el objetivo de optimizar todo el proceso. Es por ello que la estandarización del proceso de onboarding es clave.

Con el feedback que obtengas deberás tomar las decisiones adecuadas para mejorar de manera contínua el desarrollo del programa. Encuentra áreas en las que los recién llegados se pierden y formas de solucionar los problemas.

Ahora ya conoces las 9 claves para un proceso de onboarding efectivo. Con ellas conseguirás retener el talento en tu empresa y aumentar su productividad desde el primer día.

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